Aide & Documentation

Le CRM est composé d'une vingtaine de pages, toutes accessibles depuis la page d'accueil. Les données sont stockées dans un seul fichier sur votre serveur — rien ne transite par internet, à deux exceptions près, explicitement activées : les envois d'e-mails (SMTP) et, si vous reliez votre boîte, la lecture de vos en-têtes Gmail.

Page	Rôle
Connexion	Authentification
Utilisateurs	Gestion des comptes (admin)
Organisations & Contacts	Fiches centrales
Pipeline & Opportunités	Suivi commercial (Kanban)
Projets pilotes	Bancs d'essai techniques
Qualification technique	Détail modèle/matériel/mesures
Activités & Tâches	Historique et travail quotidien
Cohortes industrielles	Programme de cohorte
Partenaires	Relations partenariales
Documents	Registre de documents
Financements	Investisseurs et aides
Campagnes	Suivi marketing
Événements	Salons et conférences
Produits & tarifs	Catalogue commercial
Import / Export	Entrée-sortie de données
Tableau de bord	Vue d'ensemble consolidée
Messagerie	Discussions internes en temps réel
Prospection & sourcing	Trouver et relancer des pistes
Journal des échanges	E-mails rattachés aux fiches, rendez-vous, moisson
Facturation	Devis et factures (module optionnel)
Budgétisation	Budgets par client (module optionnel)
Nouveautés	Ce qui a changé, version par version
Application mobile	Installer le CRM sur son téléphone
Page de rendez-vous	Publique, à donner aux clients : `/rdv/votre-identifiant`

Cette aide décrit la version … du CRM. Le détail des changements, version par version, se trouve sur la page Nouveautés.

Connexion & Utilisateurs

Mots de passe chiffrés, jamais stockés en clair
Session valable 12h
Un seul rôle Administrateur peut créer/supprimer des comptes
4 rôles : Administrateur, Commercial, Technique, Lecture seule
Changement de mot de passe personnel
Réinitialisation par un administrateur, avec envoi des identifiants par e-mail
Nom affiché : le prénom sous lequel chacun apparaît dans le CRM, à la place de son identifiant. Modifiable par l'administrateur
Date de dernière connexion visible pour chaque compte
Case à cocher par utilisateur : être averti par e-mail en cas de mention dans la messagerie
Modules activés à la carte : ce qui n'est pas activé n'apparaît nulle part

Organisations & Contacts

Fiche à 6 onglets : Général, Classification, Commercial, Qualification IA, Contacts liés, Échanges
Types d'organisation multiples, secteur, priorité, statut, responsable, tags
Score automatique sur 100, avec correction manuelle possible
Détection de doublon à la création
Plusieurs adresses e-mail par contact : une principale et des secondaires. Un échange reçu ou envoyé à l'une d'elles remonte sur la fiche, et le CRM y ajoute de lui-même les variantes qu'il rencontre — un point en moins suffisait à faire disparaître un message
Recherche par nom, raison sociale, secteur, source, ville, tag, responsable, et par n'importe quelle adresse d'un contact. Depuis la vue Contacts, elle regarde aussi la fiche de la société : nom, source, secteur, tags
Remplissage automatique : tapez un nom d'entreprise, le CRM interroge les registres officiels — Open Data Wallonie, Recherche-entreprises (France), GLEIF, Wikidata, registre TVA européen. Disponible à la création et sur une fiche existante ; seuls les champs vides sont complétés
Une proposition dont le pays ne correspond pas au domaine du site est signalée « ≠ Belgique »
Recherche par numéro de TVA (BE, FR, DE, NL…) via le registre européen
Tri par colonne : un clic trie, un second inverse, un troisième annule. Les échelles suivent leur ordre logique (Haute avant Moyenne), les vides finissent toujours en bas
Filtres par colonne : type, secteur, priorité, taille de compte, statut, source, responsable — cases à cocher avec le nombre de fiches par valeur. Un bandeau rappelle les filtres actifs
Tri et filtres mémorisés par votre navigateur, d'une visite à l'autre
Export Excel, CSV ou PDF de ce que le filtre affiche (voir plus bas)
Un clic sur un contact lié ouvre sa fiche et referme celle de la société
Trouver des contacts (onglet Échanges d'une organisation) : le CRM lit le site de la société — pages contact, équipe, mentions légales — et les registres officiels ouverts (dirigeants déclarés en France, sièges sociaux wallons du SPW), puis propose les personnes trouvées avec leur fonction et leur source. Vous cochez celles à créer ; elles arrivent marquées « à valider »
Le format d'adresse de la maison est déduit d'un contact déjà connu et sert à proposer l'adresse d'un dirigeant dont on n'a que le nom. Elle est signalée « déduite » : elle n'a jamais été publiée, et reste à vérifier avant tout envoi
Boutons LinkedIn sur la fiche organisation et sur la fiche contact : le profil enregistré s'il est connu, une recherche sur le nom sinon. Plus des liens vers ses collaborateurs, ses décideurs, les pages contact du domaine et les registres publics
Le robots.txt des sites est lu et respecté. LinkedIn n'est jamais aspiré : seuls des liens de recherche sont proposés
Fusionner deux organisations (administrateur) : vous choisissez celle à garder, l'autre disparaît et tout la rejoint — contacts, échanges, opportunités, pilotes, qualifications, activités, documents, partenariats, cohortes, budgets, devis et factures, pistes, rendez-vous, échéances. Les champs vides sont comblés par l'autre fiche, les listes réunies, et une valeur qui ne peut pas être gardée est recopiée dans le commentaire plutôt que perdue. Un aperçu obligatoire annonce tout avant d'écrire ; l'opération ne s'annule pas
Un clic hors de la fiche demande confirmation si vous avez saisi quelque chose
Les listes déroulantes d'organisations sont triées alphabétiquement, dans tout le CRM

Export : Excel, CSV, PDF

Bouton Exporter à côté du champ de recherche, dans les deux vues. Il emporte ce que le filtre affiche, pas toute la base
Six groupes de colonnes à cocher, calqués sur les onglets de la fiche : Informations générales, Classification, Commercial, Qualification IA, Contacts liés, Échanges
Excel : première ligne figée, filtre automatique posé, largeurs réglées, plus deux onglets Contacts et Échanges en détail
CSV : point-virgule et UTF-8, pour qu'Excel en français l'ouvre d'un double-clic. Un seul tableau — le CRM vous le rappelle
PDF : une fiche par organisation ou par personne, mise en page A4 portrait, intitulés à gauche et valeurs à droite. Les champs vides sont omis
Nom de fichier daté et reprenant le filtre : organisations-salon-souverainete-2026-08-27.xlsx

Pipeline & Opportunités

Vue Kanban glisser-déposer (23 étapes) + vue Liste
Fiche à 4 onglets : Informations, Besoin client, Critères de décision, Suivi
Montant pondéré calculé automatiquement
KPIs en direct : valeur pipeline, valeur pondérée, opportunités actives

Projets pilotes

Fiche à 8 onglets, du cadre contractuel au résultat global
Calcul automatique des gains : taille, vitesse, précision
Techniques : pruning, quantization, distillation, low-rank decomposition

Qualification technique approfondie

Fiche par modèle : maturité IA, cas d'usage, matériel, runtime, problèmes
16 mesures actuel → cible avec écarts calculés automatiquement
Mini tableau de bord technique intégré

Activités & Tâches

Activités liées à une organisation, un contact, une opportunité, un pilote
Tâches avec priorité, échéance, récurrence, dépendance
Détection automatique du retard

Cohortes industrielles

Gestion des candidatures intégrée, avec statut évolutif par organisation
Suivi des résultats : témoignage, étude de cas, revenu généré

Partenaires

Type de partenariat, accord, exclusivité, commission
Suivi de performance : leads apportés/reçus, CA généré

Documents

Métadonnées + lien externe (Drive/SharePoint/OneDrive) — pas de stockage de fichier réel
Historique automatique des modifications
Alerte sur les expirations sous 30 jours

Financements

Fiche investisseur/organisme avec pipeline de candidature (12 étapes)
Alerte sur les échéances sous 30 jours

Campagnes & Événements

Taux d'acceptation et de réponse calculés automatiquement par campagne
Suivi ROI par événement (RDV, opportunités générées)

Produits & tarifs

Catalogue des offres SchoolBoard
Marge estimée calculée automatiquement

Import / Export

Import CSV avec association de colonnes et détection de doublons
Export CSV ou JSON pour toutes les données principales

Tableau de bord

4 vues : Commercial, Technique, Cohorte, Personnel
Filtre par responsable, ou toute l'équipe

Messagerie interne

Conversations directes, de groupe et canaux publics ou privés
Temps réel : les messages arrivent sans rechargement
Présence : en ligne, absent après dix minutes sans activité, hors ligne. Affichée en haut de la liste et sur la pastille de chaque conversation directe
Mentions avec @ : la personne est prévenue par e-mail si elle n'est pas connectée
Réactions par émoji, avec l'heure à laquelle elles ont été posées
Pièces jointes, recherche dans les messages, modification et suppression de ses propres messages
Rattacher une fiche du CRM à un message : organisation, contact, opportunité, pilote, qualification, document ou piste
Archiver une conversation sans rien perdre ; écrire à nouveau la fait réapparaître
Rappel des messages non lus : passé trois jours pleins sans lecture, un e-mail avec un lien qui ouvre le message concerné. Un seul rappel par message, jamais sur ses propres messages ni sur une conversation archivée
Notifications poussées sur téléphone et ordinateur, même application fermée

Prospection & sourcing

Générateur de liens de recherche : 6 thèmes métier, 20 sources (LinkedIn, Digital Wallonia, Agoria, Sirris, clusters, marchés publics, CORDIS, annuaires…), en français, anglais et néerlandais
Connecteurs automatiques : CORDIS (projets européens) et Open Data Wallonie
Saisie manuelle et import CSV, avec détection de doublons
Modèles d'e-mail et suivi des envois, avec statistiques par modèle
Relances programmées : le CRM sait qui relancer et quand
Résultats : a répondu, rendez-vous, refus, sans suite. Une réponse détectée dans le journal clôt la relance toute seule
Transformation d'une piste en organisation du CRM

Journal des échanges

Chacun relie sa propre boîte, et peut la détacher à tout moment — le détachement révoque l'accès immédiatement
Lecture seule : le CRM ne peut ni envoyer, ni supprimer, ni marquer comme lu
Un message n'est consigné que si son interlocuteur est déjà connu du CRM. On garde l'en-tête et un court extrait, jamais le corps ni les pièces jointes
Rattachement à tous les participants connus : un mail à deux personnes apparaît sur les deux fiches
Le journal est groupé par client, dépliable ; un clic sur le nom ouvre sa fiche
Onglets de période : 7 jours, 30 jours, 3 mois, 12 mois, tout — avec le nombre d'échanges par onglet. Plus un filtre par client et un filtre par boîte
Chaque échange indique de qui il vient : le travail de chaque membre de l'équipe est visible par tous
Les échanges apparaissent aussi sur la fiche du contact et dans l'onglet Échanges de l'organisation
Balayage profond (administrateur) : relit l'historique de toutes les boîtes reliées sur 90 jours, 12 ou 24 mois, et le confronte aux fiches actuelles
Il tourne aussi tout seul, chaque nuit à 4 h, sur 24 mois — et se saute lui-même si aucune fiche n'a été ajoutée depuis la veille, auquel cas il n'aurait rien à trouver
Une fiche créée aujourd'hui récupère les messages où elle apparaissait déjà, même ceux classés sous un autre participant. Ce rattrapage ne demande rien à Google et se déclenche dans le quart d'heure
Alimenter le CRM depuis ma boîte : propose une fiche pour chaque personne avec qui vous avez échangé et qui n'est pas fichée. En deux temps — voir la liste, puis créer. Les fiches créées portent un liseré orange et un badge « à valider » jusqu'à confirmation, et un bouton les retire toutes d'un coup
Les personnes à qui vous avez écrit sans jamais recevoir de réponse sont proposées en premier et créées avec la relation « Premier message envoyé » : un filtre sur la colonne Relation vous donne toutes vos relances en attente
Le nom vient de l'en-tête ; si celui-ci n'en porte aucun — une adresse tapée à la main dans le « À » —, il est déduit de l'adresse et signalé comme tel, à vérifier
Écartés d'office : robots et adresses de service, plateformes, messageries grand public, domaines internes. Ni téléphone ni fonction : ils sont dans le corps du message, que le CRM ne lit pas

Prise de rendez-vous

Une page publique par personne, à mettre dans sa signature : /rdv/votre-identifiant
Le client choisit un créneau, reçoit une invitation avec son lien Google Meet, et le rendez-vous atterrit dans votre agenda
Créneaux posés à la main : une date, des heures séparées par une virgule, et un nombre de semaines à répéter
Une plage se découpe toute seule : 10:00-13:30 avec des rendez-vous de 30 minutes donne sept créneaux. Seuls des rendez-vous entiers sont posés
Durée libre, de 5 minutes à 8 heures. Titre et texte d'accueil modifiables
Délai de prévenance réglable ; un créneau masqué par ce délai est signalé sur votre écran, pour ne pas croire votre page garnie alors qu'elle est vide
Collègues : prévenus de chaque rendez-vous, et ajoutés à la réunion si vous le cochez
Votre agenda n'est jamais lu, seulement complété. Sans le droit d'écriture Google, la page reste fermée plutôt que de laisser un client réserver pour rien

Rappels automatiques

Un seul e-mail par personne et par jour, le matin. Rien à faire, rien envoyé
Il réunit trois sources : les pistes de prospection à relancer, les échéances posées sur les fiches, et les conversations non lues depuis trois jours
Chaque ligne porte un lien qui ouvre directement la fiche ou le message concerné
Échéance sur une fiche : renseignez « prochaine action » et sa date, et l'événement se pose dans l'agenda Google du responsable — journée entière, sans bloquer sa disponibilité. Déplacer la date le déplace, l'effacer le retire
Le responsable est reconnu par son prénom, tel qu'il figure sur son compte. Une échéance dont le responsable ne correspond à aucun compte est signalée, jamais perdue en silence

Sur téléphone

Le CRM s'installe comme une application, sans passer par un magasin : page « Application mobile »
Fonctionne hors ligne pour ce qui a déjà été consulté
Notifications poussées, même application fermée
Interface adaptée : menu, messagerie et tableaux lisibles sans balayage horizontal

Facturation & Budgétisation

Modules optionnels, à activer depuis la page Utilisateurs
Devis et factures numérotés, document imprimable et PDF
Budgets par client, avec suivi du consommé

Administration

Activation des modules à la carte : ce qui n'est pas activé n'apparaît pas et ses données restent inaccessibles
Comptes utilisateurs, rôles administrateur et commercial, envoi des identifiants par e-mail
Historique d'activité : qui a fait quoi, et quand
Sauvegardes chiffrées quotidiennes, conservées 60 jours, avec vérification de la base à chaque sauvegarde
Protection contre l'écrasement quand deux personnes modifient la même fiche
Nouveautés : chaque version est décrite, avec ce qui a changé et pourquoi

Se connecter

Ouvrir l'adresse du serveur, entrer l'identifiant et le mot de passe. Changer le mot de passe par défaut dès la première connexion (page Utilisateurs).

Créer votre première organisation

Organisations & Contacts → « + Nouvelle organisation ». Seul le nom commercial est obligatoire.

Ajouter des contacts

Depuis l'onglet Contacts, ou depuis l'onglet « Contacts liés » de la fiche organisation.

Créer une opportunité

Pipeline & Opportunités → « + Nouvelle opportunité ». Faire glisser la carte au fil de l'avancement.

Qualifier techniquement

Remplir une fiche dans Qualification technique si le projet IA est concret.

Lancer un pilote

Créer une fiche dans Projets pilotes, reliée à l'opportunité d'origine.

Suivre le quotidien

Activités & Tâches pour noter les échanges et planifier les relances.

Consulter le tableau de bord

Vue consolidée par domaine une fois plusieurs fiches créées.

Importer une liste existante

Exporter votre liste Excel en CSV, puis Import / Export → Importer.

Ajouter un collègue

Page Utilisateurs → « Créer un utilisateur » (réservé à l'administrateur). Les identifiants peuvent lui être envoyés par e-mail depuis la même page.

Relier sa boîte Gmail

Journal des échanges → « Relier ma boîte Gmail ». Accepter les deux autorisations : la lecture des en-têtes, et l'écriture dans l'agenda si vous voulez la page de prise de rendez-vous. Le CRM ne peut ni envoyer, ni supprimer, ni lire le contenu des messages, et vous pouvez détacher la boîte à tout moment.

Ouvrir sa page de rendez-vous

Journal des échanges → « Réglages du lien de rendez-vous ». Choisir la durée, le titre, le délai de prévenance, puis ajouter des créneaux — une plage comme 10:00-13:30 se découpe toute seule. Copier le lien /rdv/votre-identifiant dans votre signature.

Alimenter le CRM depuis sa boîte

Journal des échanges → « Voir ce qui est proposé ». Le CRM liste les personnes avec qui vous avez échangé et qui ne sont pas fichées. Rien n'est créé avant votre accord ; les fiches créées portent un liseré orange jusqu'à ce que vous les validiez.

Trier, filtrer, exporter une liste

Cliquer sur un en-tête de colonne pour trier, sur l'entonnoir pour filtrer. Le bouton « Exporter » reprend exactement ce qui est affiché — choisir les colonnes, puis Excel, CSV ou PDF (mis en page pour l'impression A4 portrait).

Poser une échéance

Sur une fiche : renseigner « prochaine action » et sa date. Le responsable reçoit l'événement dans son agenda Google et un rappel dans son e-mail du matin.

Installer le CRM sur son téléphone

Page « Application mobile », suivre les trois étapes. L'application s'ajoute à l'écran d'accueil et peut recevoir des notifications.